Hyppää sisältöön

Ideasta tapahtumaksi

Tapahtuman järjestäminen alkaa ideasta. Ensimmäinen idea ei aina ole paras, vaan sitä täytyy työstää ja konseptoida, jotta siitä tulee toteuttamiskelpoinen ja kannattava. Tälle sivulle on koottu asioita, jotka jokaisen tapahtumantekijän tulisi ottaa huomioon. Mitä suurempi ja riskialttiimpi tapahtuma on, sitä tärkeämpää on paneutua seuraaviin asioihin.

Konseptointi tarkoittaa tapahtumaidean tiivistämistä ja sanoittamista siten, että se on selkeä sekä itselle että muille. Konseptilla paketoidaan rönsyilevät ideat yhteen!

Ennen tapahtuman julkaisemista, mieti seuraavia asioita

Kohderyhmä? Ketä ovat tapahtuman asiakkaat/kävijät? Ketä on yleisössä? 

Kun konsepti alkaa hahmottua, on hyödyllistä pohtia, miksi valitsemasi kohderyhmän jäsenet haluaisivat osallistua tapahtumaasi. Esimerkiksi, jos järjestät yhden päivän toritapahtuman, mieti, miksi haluamasi henkilöt olisivat kiinnostuneita osallistumaan. Näiden syiden perusteella voit muodostaa tärkeitä viestejä, joilla houkutella kävijöitä tapahtumaan. Huomioiden tapahtumanjärjestäjän resurssit, pyri muotoilemaan viestit selkeästi ja houkuttelevasti. Tietyissä kohderyhmissä esiintyy erityistarpeita, kuten saavutettavuus, joka tulee ottaa huomioon sekä lapsiperheille että senioreille suunnatuissa tapahtumissa.

Miksi tapahtuma järjestetään?

Mieti muutamia tärkeimpiä syitä, miksi tapahtuma järjestetään. 

    • Yleisömäärätavoite?
    • Taloudelliset tavoitteet?

    • Miten toteutusta mitataan? Yleisömäärä ja muut mittarit?
    • Mitä lisäarvoa tapahtuma tuo paikkakunnan tapahtumatarjontaan tai yleisesti paikkakunnalle?
    • Mikä on tapahtuman sisältö? Mistä ohjelma koostuu?
    • Mitkä ovat tapahtuman vaikutukset? (aluetaloudelliset vaikutukset, mediavaikutukset, vaikutukset paikalliseen toimintaan, ympäristövaikutukset, vaikutukset hyvinvointiin, tapahtuman yhteisölliset vaikutukset) 

    • Miten tapahtuma rahoitetaan?
    • Onko tapahtumalla yhteistyökumppaneita? (kaupalliset sekä muut) 

    • Mistä päin yleisöä on odotettavissa ja kuinka paljon? 
    • Voisiko yleisöä tavoittaa myös muualta? 
    • Miten yleisö liikkuu? Autolla, kävellen, polkupyörällä, julkisilla kulkuvälineillä? 
    • Missä yleisö asuu? Onko tapahtuman aikana tarvetta majoitukselle? 
    • Onko joukossa kansainvälisiä asiakkaita? 
    • Miten tavoitetaan oikea yleisö? Esim. nuoret, millaista kommunikaatiota tarvitaan? 

  • Milloin tapahtuma kannattaa järjestää? Tapahtuman ajankohdan valinnassa tulee ottaa huomioon useita tekijöitä, kuten

    • samankaltaisten tapahtumien ajankohdat kaupungissa, lähialueella tai kauempana
    • muut samanaikaisesti järjestettävät tapahtumat kaupungissa, lähialueella tai kauempana
    • kohderyhmän toiveet
    • ennakoidut sääolosuhteet
    • juhlapyhät, arkipyhät ja loma-ajat
    • mahdolliset tietyöt ja infrastruktuurimuutokset
    • maailmanlaajuiset tapahtumat, kuten Olympialaiset, jalkapallon MM-kisat, Eurovision laulukilpailut – kiinnostaako potentiaalista yleisöä

    Mitä etua muista tapahtumista voi saada? Samaan aikaan järjestettävät tapahtumat voivat olla myös etu, tätä kannattaa pohtia. 

    Kun pystyt vastaamaan näihin kysymyksiin itsellesi, on helpompi kertoa muille tapahtuman ydin. Tämän jälkeen keskeinen idea ja kohderyhmä tulisi olla selvillä, mikä helpottaa markkinointitoimien suunnittelua. Kun tiedät, mitä teet, kenelle ja milloin, on myös helpompi vastata kysymykseen osallistumisen kustannuksista ja mistä voi hankkia liput.

  • Tee tapahtuman markkinoinnista ja viestinnästä suunnitelma. Mitä viestitään, milloin viestitään, missä kanavissa viestitään, kuka viestinnän tekee ja mitä siinä sanotaan tai mikä asia halutaan saada viestittyä. Olipa tapahtuma pieni tai suuri, viestintää tarvitaan aina jossain määrin.

    Tapahtuman markkinoinnin pääkohdat

    • Tapahtuman julkaiseminen: jos tapahtuma on uusi, sen julkaisemiseen kannattaa kiinnittää erityistä huomiota. Ennen kuin teet tiedotetta paikallislehtiin tai julkaiset sosiaalisessa mediassa mitään, varmista että tapahtuman ”kotipesä” on kunnossa. Nettisivuilta tulisi löytyä oleelliset tiedot: mitä, misä, milloin, mitä maksaa ja alustava ohjelma. Kun tapahtuma on julkaistu, siitä eteenpäin ”kotipesä” on oltava kunnossa koko ajan. Kotipesä kattaa tässä vaiheessa nettisivujen lisäksi kaikki valitut sosiaalisen median kanavat ja tapahtumakalenterit joihin on syötetty tietoa tapahtumasta. Tapahtuman saama julkisuus menee sivu suun, jos potentiaalinen kävijä ei löydä tapahtumasta sillä hetkellä mitään tietoja tai pysty ostamaan lippuja.
    • ”Brändiviestintä”: kerrotaan tapahtumasta yleisellä tasolla mikä se on, jotta se saavuttaa oikeiden ihmisten kiinnostuksen. Jos tapahtuma on uusi, tähän kannattaa panostaa erityisen paljon. Myös vanhoista ja jo perinteisiksi muodostuneista tapahtumista kannattaa viestiä bränditasolla, sillä aina tulee uutta ja potentiaalista kävijää.
    • Konkreettinen sisältö: yleisen viestinnän ohella kerrotaan konkreettisia faktoja tapahtumasta esimerkiksi ohjelmasisällöistä ja kaikesta mitä siihen kuuluu. Mieti asioita sellaisen henkilön kannalta, joka ei tiedä tapahtumasta mitään. Tapahtumajärjestäjän tehtävä on kertoa sisällöstä niin kiinnostavasti, että se houkuttelee kävijöitä tapahtumaan. Tämä viestintä luonnollisesti kiihtyy tapahtuman lähestyessä.
    • Jälkiviestintä: tämä voi sisältää palautekyselyä, yleisesti osallistujien kiittämistä, kuvakollaasien jakamista tapahtumasta yms tapahtuman luonteen mukaisesti. Mikäli tapahtuma on toistuva, tässä yhteydessä on erinomainen paikka julkaista seuraavan tapahtuman päivämäärä.

    Viestinnän sisältö

    Tapahtuman lähestyessä huomioi seuraavat asiat:

    1. Saapuminen alueelle: varmista kulku autoilla ja busseilla, osoita pysäköintipaikat, huomioi polkupyöräilijät ja invapysäköinti, tarjoa tarvittavaa tietoa saapumisesta tapahtumaan.
    2. Palvelut alueella: varmista ruoka-, juoma- ja wc-palvelut, leikkipaikat lapsille, sisäänkäynnit, vesipisteet, infopiste ja narikka.
    3. Kuvat ja videot: nykypäivän viestintä tarvitsee runsaasti visuaalista sisältöä. Jos tapahtuma on ensimmäistä kertaa, hanki kuvia esimerkiksi ilmaisista kuvapankeista tai käytä tekoälyn avustusta. Jos tapahtuma on aiemmin järjestetty, hyödynnä aiempia kuvia. Huomioi, että sosiaalisessa mediassa jokainen julkaisu tarvitsee kuvan tai videon. Varaa rahoitusta kuvaajan palkkaamiseen tapahtumaa varten.

    Kriisiviestintä

    Tapahtumien osalta kriisiviestinnästä on laadittava suunnitelma etukäteen. Mitä isompi tapahtuma, sitä tärkeämpi se on. Kriisiviestintää joudutaan suorittamaan, mikäli tapahtuman aikana tapahtuu asioita jotka johtavat esimeriksi tapahtuman peruuttamiseen ennen sen alkua tai tapahtuman keskeyttämiseen sen aikana. Onnettomuuksista viestii aina viranomainen, mutta niissäkin tapaukissa pitää olla itse tietoinen mitä tulee tehdä ja mitä ei.

    Pelkästään se, että on miettinyt asioita etukäteen, helpottaa siinä tilanteessa kun kriisiviestintää joudutaan tekemään. Jokainen tilanne on aina yksilöllinen. Vinkkejä kriisiviestintään löytyy esimerkiksi tästä blogista.

  • Tapahtuman jälkeiset toimenpiteet ovat yhtä tärkeitä kuin valmistelutyöt. Tässä muistilista huomioitavista asioista:

    1. Palauta lainatut tarvikkeet omistajilleen.
    2. Suunnittele etukäteen logistiikka tapahtuman jälkeen: kuka vie mitäkin ja milloin.
    3. Sovi alihankkijoiden kanssa aikatauluista, kuten wc:n ja roskapönttöjen noudosta sekä telttojen purkamisesta ja pois viennistä.
    4. Varmista, että alue tai tapahtumapaikka jää siistiin kuntoon ja sovi siivouksesta etukäteen. Tarkista, että siivous toteutetaan sovitusti.
    5. Kiitä kävijöitä ja toteuta tarvittaessa palautekysely. Voit julkaista kuvakoosteen tapahtumasta.
    6. Kiitä alihankkijoita, yhteistyökumppaneita, vapaaehtoisia ja muita sidosryhmiä. Tee tarvittaessa heillekin palautekysely.
    7. Käy läpi tapahtuma tärkeimpien sidosryhmien kanssa ja kuuntele heidän antamansa palaute.
    8. Huolehdi taloushallinnosta: laskuta saatavat ja maksa laskut. Analysoi tapahtuman budjetti.
    9. Tee analyysi tapahtuman onnistumisista ja epäonnistumisista ja ota oppia tapahtumasta.
    10. Ole rehellinen arvioinnissasi: vastasiko tapahtuma ennakkoon laadittuja tavoitteita.
    11. Jos tapahtuma on tarkoitus toteuttaa uudelleen, aloita suunnittelu ajoissa.