Muutosta voidaan tehdä monella tapaa, eikä yhtä oikeaa tapaa ole. Olen pistänyt kuitenkin merkille, että pitkälle pääsee maalaisjärjellä, suhteellisuudentajulla ja hyvillä projektihallintataidoilla. On itsestään selvää, että tarvitaan myös riittävä tekninen osaaminen, eikä hippusellinen luovaa hulluutta ole ikinä pahitteeksi. Tämä hulluus auttaa näkemään tavoitteen yläpuolelle ja se on tärkeä taito kehitystyössä. Projektinhallinnasta ei kuitenkaan saa lipsua, sen on oltava jämpti.
Itse kehitys- ja pilotointiprosessin kuuluisi mennä suurin piirtein näin: muutetaan, mitataan, analysoidaan ja sitten muutetaan uudestaan.
Hankkeissa tehdään paljon kokeiluja, jotka konkretisoituvat erilaisina pilotteina organisaatioissa. Tavoite on pilotoida hankkeen aikana ja tehdä sen perusteella johtopäätöksiä jatkon suhteen. Mikä toimi, mikä ei. Mitkä osat jäävät elämään ja mitkä on hyvä arkistoida kokeiluina, jotka ei toimineet siinä hetkessä syystä tai toisesta. On kuitenkin tärkeää perustella, miksi jokin ratkaisu ei päätynytkään tuotantoon asti. Tästä voidaan hyötyä jälkeen päin, jos hyllytetty ratkaisu nouseekin uudelleen esille jossain toisessa yhteydessä. Itse kehitys- ja pilotointiprosessin kuuluisi mennä suurin piirtein näin: muutetaan, mitataan, analysoidaan, ja sitten muutetaan uudestaan. Eli jalkautetaan samalla jatkuvan kehittämisen mallia organisaatioon pilotoinnin kautta.
Digitoidaanko vai digitalisoidaanko?
Hankkeessa on mietitty sitä, milloin on kyse digitaalisesta, milloin sähköisestä palvelusta. Vai onko kyse sittenkin vain sähköisestä lomakkeesta, eli jonkin yksittäisen prosessin osan digitoimisesta? Vaikka tämä ei ole mielipidekysymys, ajattelen että kyse on aina palvelusta asiakkaan näkökulmasta. Ei asiakas näe sähköisiä tai digitaalisia lomakkeita, automaatiota tai tekoälyä, asiakkaalle se on aina palvelu. Ja palvelu on väline, joka poistaa jonkin tarpeen tai ongelman. Sisällä organisaatiossa näemme prosessin, palvelun osat kuten esimerkiksi lomakkeen, sen sisäisen kulun organisaatiossa, viestinnän merkityksen ja kaikki käsityötä vaativat työvaiheet.
On tärkeää tarkastella muutoksia tämän kokonaisuuden kautta, jotta pistemäinen ratkaisu ei aiheuttaisi painetta johonkin toiseen kohtaan prosessissa.
Prosessi on sisäisesti paljon enemmän kuin lomake tai palvelu. Se on palvelun osien muodostama prosessikokonaisuus. On tärkeää tarkastella muutoksia tämän kokonaisuuden kautta, jotta pistemäinen ratkaisu ei aiheuttaisi painetta johonkin toiseen kohtaan prosessissa. Se vaatii käyttöönottovaiheessa hieman enemmän työtä, jotta prosessista tulee ehjä, mutta lisääntynyt työpanos on vain hetkellistä. Kun uusi prosessi toimii, sitä voidaan kehittää eteenpäin ja säästö konkretisoituu. Ei toteuteta hetken helpotuksia, vaan kestäviä ratkaisuja ja edelleen kehittyviä palveluita. Tämä on saanut konkretiaa esimerkiksi digitaalisten palveluiden kehittämisessä ja käyttöönotossa kunnille, joka on yksi hankkeen tavoitteista.
Monen kunnan yhteishankkeessa on mahtavaa, että pääsee seuraamaan samankaltaisen tavoitteiden saavuttamista usean eri organisaation ja tiimien kanssa. Vaikka tiimit ja palveluiden omistajuudet vaihtuvat ja ovat erilaisia kokoonpanoiltaan, on tavoitteet suurin piirtein samanlaisia. Kaikkien tavoite on luoda sellaisia palveluita, joita asiakkaan on helppo käyttää ja henkilökunnan helppo käsitellä. Aikaisemmassa kirjoituksessani Tekemässä digimuutosta pohdin sitä, miten tärkeää on tunnistaa oikea tarve muutokselle ja tehdä ratkaisuja helpottamaan työtä, ei työllistämään lisää. Siksi muutoksen kohteen omistajan osallistaminen on erityisen tärkeässä roolissa kehitystyössä.
Oma muistilista
Kokosin listan siitä, mitkä asiat on olleet itselle tärkeitä kaikessa kehitystyössä. Osan näistä voi opetella, mutta luovuutta hyödyntämällä olen oppinut myös ymmärtämään. Tosin vanha sanonta pitänee tässäkin paikkansa; Mitä enemmän luulet tietäväsi, sen vähemmän usein tiedät.
- Organisoidu
Muodostakaa työryhmä ja määritelkää vastuut selkeästi ja kirjatkaa ne ylös. Jakakaa siitä dokumentti yhteiseen työtilaan. Määritelkää yhteiset käytännöt projektissa ja sitoutukaa noudattamaan niitä.
- Kartoita ja määritele tavoite
Mitä ollaan muuttamassa ja miksi. Milloin pitää olla valmista ja mitä pitää saavuttaa? Kun kokonaisuuksista halutaan ehjiä, yksi pieneltäkin tuntuva muutos voi vaikuttaa koko prosessiin. Jos katsotaan vain yhtä pistettä, joka tuo hetkellisen helpotuksen, saatetaan luoda lisätyötä tehostamisen sijaan. Etsi liitoskohtia strategiasta.
- Ole avoin; kysy ja kuuntele
Aina saa kysyä. Jos jokin asia jää mietityttämään vielä kysymisen jälkeenkin, kysy uudelleen. Kyky kuunnella on erityisen tärkeässä roolissa. Kuuntele millaisia ajatuksia kehitystyö herättää, mitkä asiat toimii ja mitä haasteita pitäisi yhdessä ratkaista. Kuuntele ja tarjoa työkaluja, älä lisää työtä. Kuuntelu on tärkeää huolimatta siitä, missä roolissa projektissa työskentelee.
- Uskalla sanoa
Opettele olemaan sopivasti kriittinen. Niin, ettei se syö tekemisen intoa, mutta antaa ajattelemisen aihetta. Näkökulmat toisen vinkkelistä ei ole ikinä haitaksi. Yhtä oikeaa mallia tehdä ei ole, joten oman mielipiteen ilmaisulla voidaan päätyä uudenlaisiin lopputuloksiin. Jos aina edetään samojen ihmisten samojen mallien mukaan, saadaan samanlaisia lopputulemia. Uudet tuulet virkistävät ajattelua!
- Viesti selkeästi ja tee se avoimesti
Tee viestinnästä avointa, jotta spekulaatiota ei syntyisi eikä aikaa menisi tiedon etsimiseen. Pidä asianosaiset tietoisena projektin etenemisestä ja viesti samanaikaisesti tiimin kaikille jäsenille aikaisemmin sovittujen yhteisien pelisääntöjen mukaisesti. Rakenna johdonmukaisella viestinnällä luottamus ydintiimiin ja sidosryhmiin.
- Varmista mandaatti ja anna tilaa
Varmista, että toiminnalle on johdon selkänoja: lupa tehdä. Tämän lisäksi käykää tiimissä keskustelua, mitä mandaatti tarkoittaa ja määritelkää selkeät reunaehdot. Kuitenkin niin, että kaikilla on tilaa tehdä omaa työtään parhaalla katsomallaan tavalla. Kun on lupa tehdä, käykää läpi kaikkien vastuut ja vapaudet yhteisen tavoitteen saavuttamiseksi.
Minna Tiermas
toimii asiantuntijana
Digimuutos 3.0 -hankkeessa